Last updated: December 2025
Supplementary agreement: confidentiality undertaking and instruction
1. Scope
This supplementary agreement applies to customers who act as professionals bound by professional secrecy within the meaning of the relevant statutory provisions. Its scope covers in particular lawyers (Federal Lawyers' Act, BRAO), tax advisors and tax agents (Tax Advisory Act, StBerG), physicians and other professionals bound by professional secrecy whose confidentiality obligations are protected by law — in respect of the dedicated instance provided by neuland.ai AG. neuland.ai AG makes no assurances in respect of the "neuland.ai HUB" in this regard and this supplementary agreement does not apply to it.
2. Confidentiality
neuland.ai AG hereby undertakes towards the Customer to keep all confidential information obtained strictly secret and to protect it against access by third parties.
3. Obligation of staff
neuland.ai AG ensures that all employees involved in the processing, as well as other persons acting for neuland.ai AG (e. g. subprocessors) who may gain access to confidential information, are bound to confidentiality in text form and instructed about the criminal consequences of a breach of duty.
4. Obtaining knowledge
neuland.ai AG may obtain knowledge of confidential information only in so far as this is necessary for the obligations set out in the main agreement. neuland.ai AG is entitled to engage subprocessors to perform the agreement, provided that they are carefully selected, bound to secrecy in text form and instructed about the criminal consequences of a breach of duty. Subprocessors abroad may only be engaged if the protection of secrets existing there is comparable to the protection within Germany.
5. Instruction on criminal liability
The Customer hereby instructs neuland.ai AG that a breach of confidentiality or the exploitation of another party's secrets by neuland.ai AG is a criminal offence for the persons involved (Sections 203(1), 203(4) sentence 1 StGB, Section 204 StGB) and may be punished by imprisonment of up to one year, in the case of Section 204 StGB by imprisonment of up to two years, or by a fine. The penalty increases to imprisonment of up to two years or a fine where the person concerned acts with the intention of obtaining a benefit, even if for the benefit of a third party, or with the intention of harming another person by the act.
6. Engagement of further persons
As a precaution, the Customer instructs neuland.ai AG that persons involved commit a criminal offence punishable by imprisonment of up to one year or a fine where further persons are engaged, if such further person breaches confidentiality and the person involved has at the same time failed to ensure that the former was bound to confidentiality (Sections 203(1), 203(4) sentence 2 no. 2 StGB). The penalty increases to imprisonment of up to two years or a fine where the offender acts with the intention of obtaining a benefit, even if for the benefit of a third party, or with the intention of harming another person by the act. This obligation applies to all further subcontracting.
7. Statutory annexes
This instruction also includes the wording of the statutes, attached as an annex in their current version — including provisions of professional law (BRAO, StBerG, StGB) and of procedural law (StPO).
8. Protective measures
neuland.ai AG will maintain appropriate organisational and technical measures to protect the confidentiality of the confidential information and undertakes to protect confidential information appropriately in accordance with accepted security standards reflecting the state of the art. The level of security applied must not be lower than that applied to its own confidential information.
9. Duration
The confidentiality undertaking under this agreement applies without any time limit.
10. Procedural protection (StPO)
The Customer informs neuland.ai AG that the processing may also involve data subject to professional secrecy within the meaning of the relevant statutory provisions. The following provisions on procedural protection apply to all professionals bound by professional secrecy — in particular lawyers, tax advisors, physicians and other such professionals.
Right to refuse to give evidence (Section 53a StPO)
Data processed by neuland.ai AG on behalf of a professional bound by professional secrecy may be subject to the right of the persons involved to refuse to give evidence (Section 53a of the German Code of Criminal Procedure, StPO). The professional bound by professional secrecy, as the Customer, decides whether that right is exercised.
If neuland.ai AG is required by law enforcement or other authorities to disclose information or give evidence that may be subject to professional secrecy, neuland.ai AG will object with reference to Section 53a StPO and inform the Customer without undue delay so that the Customer can decide whether to invoke the right to refuse to give evidence.
Protection against seizure (Section 97 StPO)
Data protected by professional secrecy that is in the custody of neuland.ai AG may be subject to the prohibition of seizure under Section 97 StPO, in particular in so far as the right of the persons involved to refuse to give evidence under Section 53a StPO applies.
neuland.ai AG does not release such data without the consent of the Customer (the professional bound by professional secrecy). In the event of a seizure or comparable access by authorities, neuland.ai AG will object to that measure and inform the Customer without undue delay.
Subprocessing
The obligations regarding the right to refuse to give evidence and protection against seizure apply accordingly to all subprocessors that may gain access to data protected by professional secrecy in the course of performing the agreement. neuland.ai AG ensures that subprocessors are informed of these rights and obligations.
Professional-law basis
Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO)
§ 43e Inanspruchnahme von Dienstleistungen
The provision is reproduced below in its binding German wording. The German Federal Ministry of Justice publishes an official English translation, which — like this Trust Center's English pages — is a convenience translation without legal force. Only the German wording is legally binding.
Full text of the provision: gesetze-im-internet.de (German)
Official English translation: Section 43e – Availment of services
Binding German wording
(1) Der Rechtsanwalt darf Dienstleistern den Zugang zu Tatsachen eröffnen, auf die sich die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gemäß § 43a Absatz 2 Satz 1 bezieht, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Dienstleister ist eine andere Person oder Stelle, die vom Rechtsanwalt im Rahmen seiner Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragt wird.
(2) Der Rechtsanwalt ist verpflichtet, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen. Er hat die Zusammenarbeit unverzüglich zu beenden, wenn die Einhaltung der dem Dienstleister gemäß Absatz 3 zu machenden Vorgaben nicht gewährleistet ist.
(3) Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform. In ihm ist
- der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten,
- der Dienstleister zu verpflichten, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und
- festzulegen, ob der Dienstleister befugt ist, weitere Personen zur Erfüllung des Vertrags heranzuziehen; für diesen Fall ist dem Dienstleister aufzuerlegen, diese Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
(4) Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, darf der Rechtsanwalt dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen unbeschadet der übrigen Voraussetzungen dieser Vorschrift nur dann eröffnen, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, dass der Schutz der Geheimnisse dies nicht gebietet.
(5) Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, darf der Rechtsanwalt dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen nur dann eröffnen, wenn der Mandant darin eingewilligt hat.
(6) Die Absätze 2 und 3 gelten auch im Fall der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, in die der Mandant eingewilligt hat, sofern der Mandant nicht ausdrücklich auf die Einhaltung der in den Absätzen 2 und 3 genannten Anforderungen verzichtet hat.
(7) Die Absätze 1 bis 6 gelten nicht, soweit Dienstleistungen auf Grund besonderer gesetzlicher Vorschriften in Anspruch genommen werden. Absatz 3 Satz 2 gilt nicht, soweit der Dienstleister hinsichtlich der zu erbringenden Dienstleistung gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.
(8) Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unberührt.
Steuerberatungsgesetz (StBerG)
§ 62a Inanspruchnahme von Dienstleistungen
There is no official English translation of the Tax Consultancy Act (Steuerberatungsgesetz). The English text below was translated by neuland.ai for information purposes only and has no legal force; only the German wording is legally binding.
Full text of the provision: gesetze-im-internet.de (German)
Non-official English translation
(1) Tax advisors and tax agents may give service providers access to facts to which the obligation of confidentiality in accordance with section 57 (1) applies to the extent that this is necessary to be able to avail themselves of such services. Service providers are other persons or agencies commissioned by the tax advisor or tax agent with rendering services in the exercise of their profession.
(2) Tax advisors and tax agents are obliged to carefully select their service providers. Cooperation must be immediately terminated where it can no longer be guaranteed that the service provider will be able to fulfil the requirements set out in subsection (3).
(3) Contracts with service providers must be made in text form. Such contracts must
- oblige the service provider to maintain confidentiality and advise of the consequences under criminal law of any violation of that obligation,
- oblige the service provider to obtain knowledge of others’ secrets only insofar as this is necessary in the fulfilment of the contract and
- stipulate whether the service provider is authorised to involve other persons in the fulfilment of the contract; where this is the case, the service provider must be required to oblige, in text form, those persons to maintain confidentiality.
(4) When availing themselves of services which are provided abroad, tax advisors and tax agents may only give the service provider access to others’ secrets, notwithstanding the other conditions set out in this provision, if the level of protection of secrets in the other country is comparable to that in Germany, unless this is not a requirement of the protection of secrets.
(5) Where tax advisors and tax agents avail themselves of services which directly serve an individual client, they may only grant service providers access to others’ secrets if the client has consented thereto.
(6) Subsections (2) and (3) also apply where tax advisors and tax agents avail themselves of services to which the client has consented, unless the client has expressly waived the need to observe the requirements set out in subsections (2) and (3).
(7) Subsections (1) to (6) do not apply where tax advisors and tax agents avail themselves of services on the basis of special statutory provisions. Subsection (3) sentence 2 does not apply if the service provider is bound by law to maintain confidentiality regarding the service to be rendered.
(8) Provisions concerning the protection of personal data remain unaffected.
Binding German wording
(1) Steuerberater und Steuerbevollmächtigte dürfen Dienstleistern den Zugang zu Tatsachen eröffnen, auf die sich die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gemäß § 57 Absatz 1 bezieht, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Dienstleister ist eine andere Person oder Stelle, die vom Steuerberater oder vom Steuerbevollmächtigten im Rahmen seiner Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragt wird.
(2) Steuerberater und Steuerbevollmächtigte sind verpflichtet, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen. Die Zusammenarbeit muss unverzüglich beendet werden, wenn die Einhaltung der dem Dienstleister gemäß Absatz 3 zu machenden Vorgaben nicht gewährleistet ist.
(3) Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform. In ihm ist
- der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten,
- der Dienstleister zu verpflichten, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und
- festzulegen, ob der Dienstleister befugt ist, weitere Personen zur Erfüllung des Vertrags heranzuziehen; für diesen Fall ist dem Dienstleister aufzuerlegen, diese Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
(4) Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, darf der Steuerberater und der Steuerbevollmächtigte dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen unbeschadet der übrigen Voraussetzungen dieser Vorschrift nur dann eröffnen, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, dass der Schutz der Geheimnisse dies nicht gebietet.
(5) Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, darf der Steuerberater und der Steuerbevollmächtigte dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen nur dann eröffnen, wenn der Mandant darin eingewilligt hat.
(6) Die Absätze 2 und 3 gelten auch im Fall der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, in die der Mandant eingewilligt hat, sofern der Mandant nicht ausdrücklich auf die Einhaltung der in den Absätzen 2 und 3 genannten Anforderungen verzichtet hat.
(7) Die Absätze 1 bis 6 gelten nicht, soweit Dienstleistungen auf Grund besonderer gesetzlicher Vorschriften in Anspruch genommen werden. Absatz 3 Satz 2 gilt nicht, soweit der Dienstleister hinsichtlich der zu erbringenden Dienstleistung gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.
(8) Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unberührt.
Strafgesetzbuch (StGB)
§ 203 Verletzung von Privatgeheimnissen
The provision is reproduced below in its binding German wording. The German Federal Ministry of Justice publishes an official English translation, which — like this Trust Center's English pages — is a convenience translation without legal force. Only the German wording is legally binding.
Full text of the provision: gesetze-im-internet.de (German)
Official English translation: Section 203 – Violation of private secrets
Binding German wording
(1) Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als
- Arzt, Zahnarzt, Tierarzt, Apotheker oder Angehörigen eines anderen Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert,
- Berufspsychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlußprüfung,
- Rechtsanwalt, Kammerrechtsbeistand, Patentanwalt, Notar, Verteidiger in einem gesetzlich geordneten Verfahren, Wirtschaftsprüfer, vereidigtem Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigten,
- Organ oder Mitglied eines Organs einer Wirtschaftsprüfungs-, Buchprüfungs- oder einer Berufsausübungsgesellschaft von Steuerberatern und Steuerbevollmächtigten, einer Berufsausübungsgesellschaft von Rechtsanwälten oder europäischen niedergelassenen Rechtsanwälten oder einer Berufsausübungsgesellschaft von Patentanwälten oder niedergelassenen europäischen Patentanwälten im Zusammenhang mit der Beratung und Vertretung der Wirtschaftsprüfungs-, Buchprüfungs- oder Berufsausübungsgesellschaft im Bereich der Wirtschaftsprüfung, Buchprüfung oder Hilfeleistung in Steuersachen oder ihrer rechtsanwaltlichen oder patentanwaltlichen Tätigkeit,
- Ehe-, Familien-, Erziehungs- oder Jugendberater sowie Berater für Suchtfragen in einer Beratungsstelle, die von einer Behörde oder Körperschaft, Anstalt oder Stiftung des öffentlichen Rechts anerkannt ist,
- Mitglied oder Beauftragten einer anerkannten Beratungsstelle nach den §§ 3 und 8 Absatz 1 des Schwangerschaftskonfliktgesetzes,
- staatlich anerkanntem Sozialarbeiter oder staatlich anerkanntem Sozialpädagogen oder
- Angehörigen eines Unternehmens der privaten Kranken-, Unfall- oder Lebensversicherung oder einer privatärztlichen, steuerberaterlichen oder anwaltlichen Verrechnungsstelle
anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.
(2) Ebenso wird bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als
- Amtsträger oder Europäischer Amtsträger,
- für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten,
- Person, die Aufgaben oder Befugnisse nach dem Personalvertretungsrecht wahrnimmt,
- Mitglied eines für ein Gesetzgebungsorgan des Bundes oder eines Landes tätigen Untersuchungsausschusses, sonstigen Ausschusses oder Rates, das nicht selbst Mitglied des Gesetzgebungsorgans ist, oder als Hilfskraft eines solchen Ausschusses oder Rates,
- öffentlich bestelltem Sachverständigen, der auf die gewissenhafte Erfüllung seiner Obliegenheiten auf Grund eines Gesetzes förmlich verpflichtet worden ist, oder
- Person, die auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Geheimhaltungspflicht bei der Durchführung wissenschaftlicher Forschungsvorhaben auf Grund eines Gesetzes förmlich verpflichtet worden ist,
anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist. Einem Geheimnis im Sinne des Satzes 1 stehen Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse eines anderen gleich, die für Aufgaben der öffentlichen Verwaltung erfaßt worden sind; Satz 1 ist jedoch nicht anzuwenden, soweit solche Einzelangaben anderen Behörden oder sonstigen Stellen für Aufgaben der öffentlichen Verwaltung bekanntgegeben werden und das Gesetz dies nicht untersagt.
(3) Kein Offenbaren im Sinne dieser Vorschrift liegt vor, wenn die in den Absätzen 1 und 2 genannten Personen Geheimnisse den bei ihnen berufsmäßig tätigen Gehilfen oder den bei ihnen zur Vorbereitung auf den Beruf tätigen Personen zugänglich machen. Die in den Absätzen 1 und 2 Genannten dürfen fremde Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen offenbaren, die an ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit mitwirken, soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist; das Gleiche gilt für sonstige mitwirkende Personen, wenn diese sich weiterer Personen bedienen, die an der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit der in den Absätzen 1 und 2 Genannten mitwirken.
(4) Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm bei der Ausübung oder bei Gelegenheit seiner Tätigkeit als mitwirkende Person oder als bei den in den Absätzen 1 und 2 genannten Personen tätiger Datenschutzbeauftragter bekannt geworden ist. Ebenso wird bestraft, wer
- als in den Absätzen 1 und 2 genannte Person nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine sonstige mitwirkende Person, die unbefugt ein fremdes, ihr bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenes Geheimnis offenbart, zur Geheimhaltung verpflichtet wurde; dies gilt nicht für sonstige mitwirkende Personen, die selbst eine in den Absätzen 1 oder 2 genannte Person sind,
- als im Absatz 3 genannte mitwirkende Person sich einer weiteren mitwirkenden Person, die unbefugt ein fremdes, ihr bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenes Geheimnis offenbart, bedient und nicht dafür Sorge getragen hat, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet wurde; dies gilt nicht für sonstige mitwirkende Personen, die selbst eine in den Absätzen 1 oder 2 genannte Person sind, oder
- nach dem Tod der nach Satz 1 oder nach den Absätzen 1 oder 2 verpflichteten Person ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, das er von dem Verstorbenen erfahren oder aus dessen Nachlass erlangt hat.
(5) Die Absätze 1 bis 4 sind auch anzuwenden, wenn der Täter das fremde Geheimnis nach dem Tod des Betroffenen unbefugt offenbart.
(6) Handelt der Täter gegen Entgelt oder in der Absicht, sich oder einen anderen zu bereichern oder einen anderen zu schädigen, so ist die Strafe Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe.
Procedural-law annexes
Strafprozessordnung (StPO)
§ 53a Zeugnisverweigerungsrecht der mitwirkenden Personen
The provision is reproduced below in its binding German wording. The German Federal Ministry of Justice publishes an official English translation, which — like this Trust Center's English pages — is a convenience translation without legal force. Only the German wording is legally binding.
Full text of the provision: gesetze-im-internet.de (German)
Official English translation: Section 53a – Right of persons involved to refuse testimony
Binding German wording
(1) Den Berufsgeheimnisträgern nach § 53 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 4 stehen die Personen gleich, die im Rahmen
- eines Vertragsverhältnisses einschließlich der gemeinschaftlichen Berufsausübung,
- einer berufsvorbereitenden Tätigkeit oder
- einer sonstigen Hilfstätigkeit
an deren beruflicher Tätigkeit mitwirken. Über die Ausübung des Rechts dieser Personen, das Zeugnis zu verweigern, entscheiden die Berufsgeheimnisträger, es sei denn, dass diese Entscheidung in absehbarer Zeit nicht herbeigeführt werden kann.
(2) Die Entbindung von der Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 53 Absatz 2 Satz 1) gilt auch für die nach Absatz 1 mitwirkenden Personen.
Strafprozessordnung (StPO)
§ 97 Beschlagnahmeverbot
The provision is reproduced below in its binding German wording. The German Federal Ministry of Justice publishes an official English translation, which — like this Trust Center's English pages — is a convenience translation without legal force. Only the German wording is legally binding.
Full text of the provision: gesetze-im-internet.de (German)
Official English translation: Section 97 – Prohibition of seizure
Binding German wording
(1) Der Beschlagnahme unterliegen nicht
- schriftliche Mitteilungen zwischen dem Beschuldigten und den Personen, die nach § 52 oder § 53 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3b das Zeugnis verweigern dürfen;
- Aufzeichnungen, welche die in § 53 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3b Genannten über die ihnen vom Beschuldigten anvertrauten Mitteilungen oder über andere Umstände gemacht haben, auf die sich das Zeugnisverweigerungsrecht erstreckt;
- andere Gegenstände einschließlich der ärztlichen Untersuchungsbefunde, auf die sich das Zeugnisverweigerungsrecht der in § 53 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3b Genannten erstreckt.
(2) Diese Beschränkungen gelten nur, wenn die Gegenstände im Gewahrsam der zur Verweigerung des Zeugnisses Berechtigten sind, es sei denn, es handelt sich um eine elektronische Gesundheitskarte im Sinne des § 291a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch. Die Beschränkungen der Beschlagnahme gelten nicht, wenn bestimmte Tatsachen den Verdacht begründen, dass die zeugnisverweigerungsberechtigte Person an der Tat oder an einer Datenhehlerei, Begünstigung, Strafvereitelung oder Hehlerei beteiligt ist, oder wenn es sich um Gegenstände handelt, die durch eine Straftat hervorgebracht oder zur Begehung einer Straftat gebraucht oder bestimmt sind oder die aus einer Straftat herrühren.
(3) Die Absätze 1 und 2 sind entsprechend anzuwenden, soweit die Personen, die nach § 53a Absatz 1 Satz 1 an der beruflichen Tätigkeit der in § 53 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 3b genannten Personen mitwirken, das Zeugnis verweigern dürfen.
